Новости

Статьи


Журнал
полезные статьи

Делопроизводство и документооборот на современном предприятии

Делопроизводство и документооборот на современном предприятии С момента организации предприятия практически ежедневно возникает потребность в обороте большого количества разнообразных по типу, виду и содержанию, документов. Первые документы, составляющие документооборот, состоят из непосредственно приказа о назначении директора, штатном расписании, назначении на должность. Эту документацию можно отнести к разряду единоразовой, которые создаются один раз и весьма редко претерпевают изменения - редко меняются директора, для небольшой фирмы не свойственно постоянно менять штат сотрудников и обеспечивать текучку кадров. 

Как говорят ответственные за документооборот менеджеры, интенсивный поток документов состоит из текущей и свойственной характеру деятельности документации и здесь делопроизводство становится более массовым, количество регистрируемых за день документов различного характера нуждается в безусловной систематизации. Если в небольшой фирме за оборотом документации может уследить секретарь, через которого проходит каждый исходящий или входящий документ, то по мере развития документооборот нуждается в автоматизации. Процесс автоматической систематизации и регистрации документации предприятия носит название автоматизация делопроизводство.

Автоматизация производится путем использования специальных программ, позволяющих реализовать электронный документооборот. Каждая справка, письмо или другой документ фиксируется в программном комплексе, что дает возможность буквально за секунды получить к нему доступ, определить место хранения бумажной версии, проверить действия сотрудников по этому документу, узнать об ответственном лице, которое контролирует ход выполнения указанного в документации содержания. Организация делопроизводства подразумевает не только установку программного комплекса, а и процесс созданий интранет сети, связывающей каждый компьютер компании. Процесс доступа к документообороту также можно осуществить через корпоративный портал, при этом каждому сотруднику можно назначить права доступа, что позволяет ограничить доступность ряда документации согласно статуса сотрудника.

Автоматизация делопроизводства на предприятии возможна на любой стадии развития компании, как при ее организации, так и внедрение программного комплекса в уже работающей фирме. Для уже функционирующей фирмы при автоматизации возникает потребность ввести в программу все данные из журналов входящей и исходящей документации, внутренней и внешней корреспонденции, других документов, которые когда либо регистрировались в этой фирме.

источник http://an-krepost.com/

тел: 8 (057) 758-19-00; факс: 8 (057) 758-13-00
© 2007 - 2018 АН "Крепость". Все права защищены.При использовании любой информации гиперссылка на источник an-krepost.com обязательна!