СЕКРЕТЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ или КАК БЫТЬ ВПЕРЕДИ ИГРЫ часть 2

Возьмитесь наконец-то за свой сумасшедший график! Перед вами мастер-класс от читателей журнала «Realtor®», которые поделились с нами тайнами – как все успевать и уделять время себе.

Пусть ваше личное время будет для вас приоритетом

Двенадцать лет назад я работала полный рабочий день и сама растила двух дочерей. Если я не вела телефонные переговоры, значит, шла на встречу или возвращалась с нее. Как-то я в очередной раз проснулась утром от звонка, это была моя старшая дочь. Она спросила меня, как долго обычно длится встреча, я ответила, что по-разному, но в среднем, от тридцати минут до часа, после чего дочь спросила, не может ли она записаться ко мне на прием.

Сейчас я назначаю встречи для всего: для вечера с друзьями или педикюра. Это встречи длятся, как правило, от получаса до часа. Если мне вдруг вздумалось пойти в кино, я говорю клиентам: «У меня деловая встреча с часу до трех», и я ничуть не чувствую себя виноватой. Мое личное время – это мое богатство, лишаться которого я просто не имею права. – Шэлли Брунетт, Real Estate One, Траверс Сити.

Берегите «тихий час»

Я никогда в жизни не засыпал в тихий час. С четырех до пяти я всегда на ногах. На протяжении трех-четырех часов днем можно наслаждаться покоем, сконцентрироваться на важных делах, без вмешательства телефонных звонков и отвлечения на постороннее. Если мне нужно выспаться или отдохнуть, я просто пораньше ложусь спать. Это помогает на протяжении рабочего дня сохранять свежий взгляд на вещи и держать под контролем неожиданные ситуации. Я убежден в том, что конец дня – неудачное время для интенсивной, сконцентрированной работы. В конце концов, это завершение напряженного рабочего дня. Создайте список дел на утро и к вечеру вы сможете расслабиться. – Томас Бернс, Kennedy Realty Group, Батон-Руж.

Создавайте график из коротких отрезков времени

Дела имеют тенденцию разбивать ваше время на отрезки. Например, если вы отведете все ваше утро на ведение дополнительных записей, вы будете первые несколько часов заниматься чем угодно, только не этим. Перед обедом вы осознаете, что запланированное дело придется перенести на следующий день. Если бы вы «разбили» занятие на пол часа в день, завершить его было бы намного проще. – Джазл Браун, ABR®, Group, REALTORS®, Цинциннати.

Берите в расчет дорожные заторы

Если вы не хотите опаздывать на встречи, вам следует сделать следующее. Установите временную последовательность, начинающуюся с вашего места назначения (время деловой встречи) и заканчивающуюся приготовлениями к ней. Убедитесь, что времени достаточно. Если вам нужно быть на встрече к десяти, и езда занимает 60 минут, не планируйте выезд в 9, – это может повлечь за собой катастрофу. Просчитайте последовательность действий, как следует от начала до конца:

10.00 - Встреча;

09.45 - Паркую машину, подхожу к зданию, освежаюсь, приезжаю заранее;

08.45 - Завожу мотор и отправляюсь на встречу;

08.35 - Проверяю свой портфель и необходимые бумаги, думаю, какой дорогой лучше добраться до места назначения, собираю свои вещи (пальто, зонт, портмоне, темные очки) и выхожу из офиса или дома.

Возможно, вы захотите добавить дополнительное время на вождение из учета качества конкретной дороги, погоды, проблем с заторами. Помните: даже пользуясь глобальной системой навигации и определения направления (GPS), а также информацией о движении транспорта онлайн, езда порой непредсказуема. – Джон Алеси, Century 21 Superstars, Ранчо Санта Мария.

Делайте ежедневные заметки в дневник

Я использую блокнот со спиральным креплением как дневник. Каждый день я записываю наверху страницы, а под ним – список дел, звонков и встреч. Завершая какое-либо дело, я вычеркиваю его из дневника. Также я записываю туда все звонки, которые я делаю или на которые отвечаю на протяжении дня. Простой блокнот стал моим бизнес дневником. Огромное количество раз он помогал мне определить, с кем, когда и по какому вопросу я разговаривала. Я перенесла этот принцип ведения записей со своих рабочих будней на корпоративные вопросы, и все маленькие бумажки исчезли с моего стола. – Том Абботт, Morris & Raper InTown, Атланта.

Не перегружайте свой день

Мой рабочий день поделен на три зоны: одна предназначена для выполнения поручений, вторая – для «нудных» задач, а третья посвящена клиентам.

Чтобы убедиться, что день не перегружен делами, я ограничила их количество. Например, я допускаю шесть риэлторских поручений в день. Если возникают неожиданные дополнительные дела, я добавляю их к рабочему плану на следующий день. Я помечаю каждое завершенное задание в графике специальным значком. К вечеру неописуемо приятно видеть столбик из этих значков напротив всех дел.

Я никогда не оставляю дела, которые доставляют мне удовольствие на конец дня, как правило, располагая их где-то посередине. На завершение рабочего дня я обычно оставляю то, чего больше всего жду, например, звонок другу, разговор с давнишним клиентом или ужин с клиентом. Я перепробовала массу техник, и эта подходит для меня лучше остальных. – Дороти Оливер, Century 21 El Camino, Санивейл.

Тратьте время, чтобы его обрести

Я обнаружил, что трата времени впустую очень помогает мне продуктивно работать. Когда мой график кажется переполненным (а это случается ежедневно!), я беру пятиминутную паузу, предназначенную для наблюдения. В течении этого времени я не пишу письма, не печатаю, не отвечаю по телефону, я даже не смотрю на монитор компьютера. Я в уме пересматриваю свое расписание и спрашиваю себя, что заставляет меня чувствовать себя подавленным. Я концентрирую внимание на самых важных делах, которые нужно сделать в этот день. После этой паузы у меня всегда появляется четкая цель рабочего дня, более расслабленный взгляд на вещи и, главное, способность сделать больше. – Джордж Филбэк, Keller Williams Advantage II Realty, Орландо.

Включайте таймер на кухне

Я начинаю свой день с небольшими препятствиями, если это возможно, я готовлю завтрак для дочери и ставлю кухонный таймер на 20 минут. За это время я готовлюсь ко дню без постоянной оглядки на часы. Когда таймер звенит, я устанавливаю его еще на 20 минут для того, чтобы дочь успела одеться и приготовиться к школе. Когда он звенит во второй раз, мы обе выходим из дома на учебы и работу. – Карен Крайго, ABR®, GRI, Century 21 Boling & Associates, Миртл Битч.

Занимайтесь горящими делами в первую очередь

Я придумала «Список», – такое имя я дала своему рабочему плану. Я записываю свои дела в три колонки, которые называются «Горящее», «Умеренное» и «Мягкое». Утром я принимаюсь сначала за дела в колонке «Горящее» и стараюсь выполнить как можно больше, потом настает черед для дел в двух других колонках. – Дебора Гриффин, Realty Executives Bay Coast.

Берите на просмотры свой портативный компьютер

Я всегда беру свой портативный компьютер на просмотр объектов, потому что одно из самых удачных моментов для того, чтобы обзавестись новыми клиентами, как среди покупателей, так и среди продавцов. Я показываю слайд-шоу других аналогичных объектов и предоставляю о них информацию с сайта мульти листинговой системы (МЛС). В случае надобности, раздаю лист с характеристиками определенных объектов вместе со своей визиткой.

Если просмотр затягивается, я использую время для писем благодарности, обновления презентаций объектов, пересмотра своих маршрутов на следующую неделю или просто читаю газету. Таким образом, просмотры для меня никогда не становятся потерей времени. – Дебора Пол, Preferred Realty & Development, Метамора.

Используйте тактику четырех папок

Создайте 4 папки на вашем рабочем столе:

Сделать сейчас!
Файл.
Справка.
Завтра.
«Справка» относится к письмам, статьям, и другой информации, которую вы хотели бы собирать. «Завтра» для дел, которыми следует заняться через определенное время. Разделяя бумаги, скапливающиеся на вашем столе, в четыре папки, вы приведете в порядок рабочее место, а также избавитесь от ненужных бумаг. – Майк Айд, Prudential Advantage, REALTORS®, Санта Луис.

Закупайтесь поздравительными открытками

В январе каждого года я покупаю все поздравительные открытки, которые понадобятся мне на дни рождения, годовщины и другие события. Я подписываю их на первой же неделе января. В углу, где должна быть марка я пишу число, которого нужно отправить открытку. Потом я приношу их в офис и помещаю на полку для почты. Таким образом, я экономлю время предстоящего года и никогда не забываю отправить открытку. – Алексис Болин, ABR®, CRS®, ERA Old South Properties Inc., Пенсакола.

Нанимайте ассистента (или ассистентов)

Все что я понял за все годы работы, это то, что нельзя заниматься всем самому. Лучшее, что вы можете сделать – нанять ассистента или сразу нескольких, если есть необходимость. Да, вам придется преодолеть некоторые трудности и потратить деньги, прежде чем их получить обратно, но это помогает – я гарантирую. Определите, какими рабочими делами вам приятнее всего заниматься и сконцентрируйтесь на них. Остальное передайте помощникам. Благодаря тому, что я нанял людей для выполнения заданий, которые получались у меня далеко не блестяще, и которые мне не доставляли удовольствие, теперь я занимаюсь тем, что мне нравиться, включая времяпрепровождение с двумя моими детьми. – Вейд Хэнсон, LakePlace.com, Миннеаполис.

Создайте хорошо укомплектованный домашний офис

Моя первая рекомендация – создайте хорошо укомплектованный и функциональный офис у себя дома, снабженный ксероксом, факсом и сканнером. Это устранит лишние поездки в офис. Во-вторых, представляйте ваши материалы вкупе. Это признак профессионализма – иметь подготовленную информацию по объектам повсюду, где вас могут застать дела. – Соня Трэк, Century 21 Morrison Realty, Бисмарк.

Отправляйте электронные письма из кабинета стоматолога

Портативные технологии позволяют мне справляться со списком дел и во время ожидания клиента, который опаздывает, и перед показом объекта, и даже ожидая, когда запломбируют зуб. В последний визит к дантисту я смог ответить по и-мейлу, пока находился в кресле. Я пользуюсь смартфоном и персональным компьютером, в которые я загрузил все необходимое для работы с недвижимостью. Вместо того, чтобы возвращаться в офис и отправлять по факсу предложение, я отослал его и-мейлом по пути. Со списком презентаций и сравнительным анализом рынка я справляюсь быстро, пользуясь Microsoft Word и поисковой системой. – Крис МакДональд, Insight Realty Group, Рослингдэйл.

Управляйте своим маркетингом
В начале каждого месяца я готовлю маркетинговый календарь, куда вношу рекламу в газетах, журналах и брошюрах и даты писем экс-клиентам (включая дни рождения, свадебные годовщины, а также годовщины покупки жилья). В календаре кроме этого отмечены даты, когда нужно делать рассылку-анонс новых объектов и ценовых изменений. Все прямые рассылки, реклама, а также брошюры по рынку готовятся загодя. С помощью календаря мой ассистент с легкостью справляется с нашей деятельностью, а я могу сконцентрироваться на других вопросах. – Сара Беннетт, RE/MAX Advanced Inc., Форт Коллинз.

Кэлли Куигли, журнал Американской Национальной Ассоциации Риэлторов

«Realtor®», 1.10.2006

информация с сайта http://realmir.com.ua/

Литературный перевод Полины Кудиевской